v2.0
📖 外贸客户开发流程 SOP
TOPEX 拓派标准作业流程 · 从客户挖掘到成交共 9 个阶段 · 每一步都标注了平台里的操作按钮，照着做即可
阶段 0
准备（一次性）
备齐开发所需资料：公司介绍（工厂照片、产能 500K+/月、ISO 9001 与 IATF 16949 证书）、产品目录（One-Piece Shell、Flat/Beam、Hybrid、Metal Framed、Snow、Rear 六大系列）、报价表（含 MOQ、价格阶梯、交期、付款方式）、样品库存。
明确 14 条地理赛道的优先级，本季度重点市场（例如巴西/南美）排在前面。
明确 14 条地理赛道的优先级，本季度重点市场（例如巴西/南美）排在前面。
阶段 1
客户挖掘
目标：每日新增 10-30 家
系统每个工作日 15:00 自动搜索并导入新客户（topex-hunter 任务）。
也可手动补充：按赛道关键词在 Google/当地黄页搜索汽配进口商、批发商、连锁分销商，整理名单后导入平台。
以批次导入（如巴西专场），方便后续统一跟进。
也可手动补充：按赛道关键词在 Google/当地黄页搜索汽配进口商、批发商、连锁分销商，整理名单后导入平台。
以批次导入（如巴西专场），方便后续统一跟进。
🖱️ 平台操作：🔄 手动抓取 / 批量导入（Excel）
阶段 2
客户筛选与评分
先看评分：4-5 星客户优先跟进，3 星常规跟进，2 星观察。
点「🎯 策略」获取该客户的开发策略（客户画像、决策链、切入点、联系节奏）。
需要了解底细时点「🕵️ 客户背调」看公司实力、产品线与合作切入点。
剔除三类客户：竞争对手（Valeo/Bosch 等品牌自营、Wiper Market）、中国大陆工厂、无实际业务网站。
点「🎯 策略」获取该客户的开发策略（客户画像、决策链、切入点、联系节奏）。
需要了解底细时点「🕵️ 客户背调」看公司实力、产品线与合作切入点。
剔除三类客户：竞争对手（Valeo/Bosch 等品牌自营、Wiper Market）、中国大陆工厂、无实际业务网站。
🖱️ 平台操作：🎯 策略 · 🕵️ 客户背调 · 按评分排序
阶段 3
联系方式获取
点「📱 挖手机/WhatsApp」自动抓取客户官网与全网信息，补全电话、邮箱和 WhatsApp 号码。
有 WhatsApp 的客户价值最高（回复率远高于邮件），号码可直接点击打开聊天窗口。
无公开邮箱的客户直接走 WhatsApp 或电话联系。
有 WhatsApp 的客户价值最高（回复率远高于邮件），号码可直接点击打开聊天窗口。
无公开邮箱的客户直接走 WhatsApp 或电话联系。
🖱️ 平台操作：📱 挖手机/WhatsApp · 表格搜索号码
阶段 4
开发信撰写
点「🤖 Hermes自动生成」生成个性化开发信（自动抓取客户官网，提及对方真实业务）。
语言按目标市场自动匹配：英语（北美/英国/南非）、德语、法语、西班牙语、葡萄牙语（巴西）、荷兰语、意大利语。
写信要点：4-5 段、150-220 词；第一句证明你看过对方网站；突出 OEM/ODM、免费样品、竞争价格；结尾要目录和样品。
雷区：不要用同一封模板群发、不要出现中文或微信（西方 B2B 不用 WhatsApp 之外的国内工具）、正文别放附件。
语言按目标市场自动匹配：英语（北美/英国/南非）、德语、法语、西班牙语、葡萄牙语（巴西）、荷兰语、意大利语。
写信要点：4-5 段、150-220 词；第一句证明你看过对方网站；突出 OEM/ODM、免费样品、竞争价格；结尾要目录和样品。
雷区：不要用同一封模板群发、不要出现中文或微信（西方 B2B 不用 WhatsApp 之外的国内工具）、正文别放附件。
🖱️ 平台操作：🤖 Hermes自动生成 · 编辑草稿
阶段 5
首次触达
邮件：在客户详情点「📤 发送」发出开发信。
WhatsApp：首封信发出后 1-2 天，用 WhatsApp 做轻触达（简短自我介绍 + 产品图 + 目录链接），内容要短，两三句即可。
时区：按对方当地时间 09:00-17:00 发送（欧洲下午 15:00 北京时间即可，美洲需次日早间时段）。
Gmail 冷邮件控制量：单日不超过 30-50 封，避免账号被判定为垃圾邮件源。
WhatsApp：首封信发出后 1-2 天，用 WhatsApp 做轻触达（简短自我介绍 + 产品图 + 目录链接），内容要短，两三句即可。
时区：按对方当地时间 09:00-17:00 发送（欧洲下午 15:00 北京时间即可，美洲需次日早间时段）。
Gmail 冷邮件控制量：单日不超过 30-50 封，避免账号被判定为垃圾邮件源。
🖱️ 平台操作：📤 发送 · 表格里点 WhatsApp 号码开聊
阶段 6
跟进节奏（最关键）
80% 的成交来自第 3 次以后跟进
第 1 天：发出首封开发信，并记录到客户备注。
第 3 天：WhatsApp 跟进一句（问是否收到资料），或换一个卖点补发第二封邮件。
第 7 天：电话或第三封邮件，重点问对方现有供应情况与痛点。
第 14 天：发送完整目录 + 报价区间 + 免费样品提议。
第 30 天：最后一次跟进，之后转入长期培育名单（季度性节日问候、新品推荐）。
第 3 天：WhatsApp 跟进一句（问是否收到资料），或换一个卖点补发第二封邮件。
第 7 天：电话或第三封邮件，重点问对方现有供应情况与痛点。
第 14 天：发送完整目录 + 报价区间 + 免费样品提议。
第 30 天：最后一次跟进，之后转入长期培育名单（季度性节日问候、新品推荐）。
阶段 7
样品与报价
客户回复后 24 小时内响应，速度是成交的关键。
样品：免费提供，运费客户承担（或到付），随样品附上规格书与安装说明。
报价：按数量给阶梯价（如 1K / 5K / 20K 套），明确 MOQ、交期（常规 25-35 天）、付款方式（30% 定金 + 70% 见提单）。
认证与包装：主动说明可按客户要求调整品牌、包装、条码。
样品：免费提供，运费客户承担（或到付），随样品附上规格书与安装说明。
报价：按数量给阶梯价（如 1K / 5K / 20K 套），明确 MOQ、交期（常规 25-35 天）、付款方式（30% 定金 + 70% 见提单）。
认证与包装：主动说明可按客户要求调整品牌、包装、条码。
阶段 8
成交与维护
成交后立刻在平台点「💰 标记成交」，评分自动升级为 S 级，方便统计与管理。
用「📊 移入管线」把客户推进到对应阶段（已联系/意向/方案/谈判/成交），全流程可视。
首单交付后 30 天主动回访，第二单及后续返单利润更高。
维护：新品上市优先通知、节日问候、关注对方市场变化主动给建议。
用「📊 移入管线」把客户推进到对应阶段（已联系/意向/方案/谈判/成交），全流程可视。
首单交付后 30 天主动回访，第二单及后续返单利润更高。
维护：新品上市优先通知、节日问候、关注对方市场变化主动给建议。
🖱️ 平台操作：💰 标记成交 · 📊 移入管线
🎯 每周标准
新增客户：50-100 家
发出开发信：100+ 封
挖掘联系方式：50+ 个
回复率目标：5-10%
有效询盘：3-5 个
发出开发信：100+ 封
挖掘联系方式：50+ 个
回复率目标：5-10%
有效询盘：3-5 个
⚠️ 三大雷区
不群发完全相同的模板（进垃圾箱）
日发邮件不超 50 封（Gmail 封号风险）
不碰中国工厂与竞争对手（白费功夫）
欧洲客户注意 GDPR，不做电话轰炸
报价不虚高、交期不吹牛（声誉第一）
日发邮件不超 50 封（Gmail 封号风险）
不碰中国工厂与竞争对手（白费功夫）
欧洲客户注意 GDPR，不做电话轰炸
报价不虚高、交期不吹牛（声誉第一）
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🧠 Hermes 智能体配置
配置大模型接入、企业信息和智能体灵魂，Hermes 将基于这些设定为客户提供个性化服务。
🔌 大模型接入
🏢 企业信息
🧬 智能体灵魂
可通过左侧角色模板快速填充，也支持自由编辑。
📚 企业知识库训练
上传企业电子目录、产品手册、公司简介等文档（PDF/DOCX/TXT/MD），自动提取文字并融合到 Hermes 灵魂中。
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支持 PDF · DOCX · TXT · MD，单文件 ≤10MB
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